Przełamując barierę odległości

Jak wykonywać pracę zespołową, gdy nie możesz być ze swoim zespołem?

„Osoby pracujące zdalnie muszą dużo ciężej pracować, aby tylko widzieć, słyszeć i być słyszanym”, Gale Moutrey, Wiceprezes ds. Marki i innowacji w miejscu pracy, Steelcase

Zapytaj wszystkich, którzy pracują z zespołami zdalnie, a powiedzą ci, że jest to skomplikowane. Praca zespołowa jest wystarczająco trudna, gdy siedzisz ramię w ramię obok współpracowników w tym samym pokoju, w którym możesz zobaczyć, usłyszeć i zrozumieć, co się dzieje. Kiedy pracujesz zdalnie mogą pojawić się kolejne problemy:

Rozmowy telefoniczne mogą brzmieć jak bełkot, gdy ludzie rozmawiają ze sobą.

Nie możesz zobaczyć tablicy, jeśli pracujesz poza witryną.

Połączenie telefoniczne lub wideo jest niespójne, często przerywa rozmowę lub rozłącza

Komentujesz przez telefon, a potem wszyscy w pokoju milczą — czy zapomnieli, że tam jesteś, czy przewracają oczami?

Czy to brzmi znajomo?

Badacze w miejscu pracy nazywają to doświadczenie „dysproporcją obecności”. Zasadniczo oznacza to, że ludzie, którzy nie są obecni w pokoju ze swoimi kolegami z drużyny, są w gorszej sytuacji. Nie tylko brakuje ci rzeczy na spotkaniu, ale także tęsknisz za rozmowami na korytarzu przed i po spotkaniu.

„Praca indywidualna jest prawie zawsze najlepszym rozwiązaniem, ale czasem jest to po prostu niemożliwe — bez względu na to, czy to ze względu na miejsce zamieszkania, czy też z powodu konieczności pracy w domu lub braku możliwości podróżowania. Ale uczymy się wielu rzeczy na temat wykorzystania technologii i projektowania przestrzeni, które bardziej naśladują spotkania twarzą w twarz.”

Badacze Steelcase rozpoczęli badania rozproszonej pracy zespołowej na początku 2000 roku, ponieważ coraz więcej organizacji chciało wykorzystać siłę globalnych zespołów do przyspieszenia innowacji Odkryli, że łączenie ludzi z różnych kultur pomaga w tworzeniu różnorodności myśli i prowadzi do bardziej zdecydowanych pomysłów. Zobaczyli również, że dysproporcja w obecności jest czymś więcej niż tylko uciążliwością. Nierzadko ludzie są sfrustrowani i czują się zmęczeni fizycznie, poznawczo i emocjonalnie. „Jeśli organizacje chcą, aby zdalne zespoły współpracowały skutecznie i wprowadzały innowacje, będą musiały poprawić doświadczenia, aby ludzie mogli pozostać zaangażowani i produktywni.”, mówi Moutrey.

Osiem sposobów dla zespołów pracujących na wideokonferencjach:

Niezależnie od tego, czy chcesz od teraz pracować zdalnie, czy planujesz to robić w przyszłości oto kilka rzeczy do przemyślenia przy projektowaniu przestrzeni dla lepszej współpracy:

1. Zaplanuj różne rozmiary zespołów i wymiany wideokonferencji. Interakcje jeden na jednego, praca w parach i współpraca w małych grupach są tak samo ważne, jak sesje w pełnym zespole. Zaproponowanie jak najwięcej opcji: budek do wideokonferencji i korzystania z technologii oraz ruchomych przedmiotów.

2. Ponieważ ludzie częściej współpracują za pośrednictwem wideo, akustyka może stać się problemem, gdy głośność wzrasta lub rozpoczyna się wiele rozmów naraz. Kapsuły mogą być łatwym i szybkim sposobem, aby dać ludziom miejsce w biurze na rozmowę wideo lub poprowadzić małą sesję grupową i uniknąć zakłócania innych.

3. Rozważ umieszczenie kamery i mikrofonu w większych pokojach zespołowych, które pozwalają wszystkim użytkownikom być przy kamerze i wyraźnie słyszeć. Dołącz wiele ekranów, aby uczestnicy mogli widzieć się nawzajem i ich zawartość w tym samym czasie, dzięki czemu ludzie będą mogli się poruszać i pozostać przy kamerze bez zakłóceń.

4. Urządzenia do współpracy na dużą skalę (takie jak Microsoft Surface Hub) są szczególnie pomocne dla zespołów, które mogą zapoznać się z treścią, takich jak zespoły zajmujące się opracowywaniem produktów lub projektowaniem, które muszą udostępniać tablicę lub wyświetlać i dodawać adnotacje do rysunków w większym rozmiarze.

5. Twórz strefy, które pozwalają ludziom płynnie poruszać się między pracą w grupie, a prywatnością. Ludzie w zespołach współpracujących szybko przełączają się między trybami w ciągu dnia.

6. W przypadku dłuższych wideokonferencji zaprojektuj środowisko zachęcające do ruchu i różnych pozycji, aby uczestnicy mogli pozostać energiczni i zaangażowani.

7. Pomyśl o obu stronach doświadczenia. Jeśli możesz, zapewnij podobne środowiska we wszystkich lokalizacjach, wyposażone w ten sam poziom narzędzi i kontroli technologii, aby ludzie z dala od większego zespołu mieli taką samą jakość pracy.

8. Rozważ dodanie „tunelu czasoprzestrzennego” — stale otwartego połączenia wideo w czasie rzeczywistym, które działa jak otwarte okno między dwiema lokalizacjami – w sąsiedztwie pokoju wideo zespołu. Może pomóc w promowaniu wymian społecznościowych, gdy ludzie przychodzą i odchodzą oraz kontynuują rozmowy po zakończeniu spotkania.

Nic nie zastąpi doświadczenia bycia wspólnie, ale dziś nie zawsze jest to możliwe. Technologia może znacznie przyczynić się do zbliżenia rozproszonych zespołów, ale myślenie o tym, jak ta technologia działa w biurze —czy to w dedykowanym pokoju, czy na otwartym planie — robi dużą różnicę. Kiedy przestrzeń fizyczna jest zaprojektowana w celu ulepszenia technologii, może pomóc stworzyć jeszcze lepsze wrażenia dla zespołów, które próbują współpracować, gdy muszą być osobno.

Źródło: Steelcase